Demande d'accès RGPD : caviarder les données des tiers
Quand une personne exerce son droit d'accès, vous lui transmettez ses données. Les documents concernés contiennent souvent aussi celles de collègues, de clients ou d'autres personnes. Sumi vous aide à les masquer sur votre propre ordinateur, sans confier le dossier à un service en ligne.
Cette page donne des conseils pratiques, pas un avis juridique. Votre DPO ou votre conseil reste la référence pour décider ce qui doit être masqué.
Ce qu'il faut généralement masquer
Dans des e-mails, comptes rendus, tableaux RH ou échanges internes :
- les noms des autres personnes ;
- leurs adresses e-mail et numéros de téléphone ;
- leurs adresses postales et dates de naissance ;
- les identifiants (matricules, numéros de dossier) qui permettent de les retrouver ;
- les passages qui révèlent des informations sur un tiers.
Les données de la personne qui fait la demande restent visibles : c'est l'objet de la réponse.
Comment faire avec Sumi
L'interface de l'application est en anglais : les libellés sont cités tels qu'ils apparaissent.
- Déposez chaque document dans l'application. Scans et PDF texte sont acceptés.
- Relisez les éléments trouvés : noms, e-mails, téléphones, adresses. Passez sur Keep (garder) ceux du demandeur.
- Ajoutez les noms qui reviennent souvent avec « Redact a word or phrase everywhere » : chaque occurrence est masquée.
- Pour un paragraphe sensible, tracez un rectangle avec « Draw box ».
- Activez « Preview » pour relire le document tel qu'il sera envoyé.
- « Redact & download », puis archivez la copie avec votre réponse.
Vérifier le résultat en 10 secondes
Cherchez le nom d'un tiers avec Ctrl+F dans le fichier final : aucun résultat. Le fichier ne contient plus de texte, seulement l'image des pages.
Limite à connaître
Un nom écrit autrement (un surnom, une initiale) peut échapper à la détection. Relisez chaque page, surtout dans les échanges informels.
Questions fréquentes
Les documents passent-ils par vos serveurs ?
Non. Le traitement a lieu dans votre navigateur : aucun prestataire ne reçoit les documents pour cette étape.
Puis-je traiter un dossier de 40 pages ?
Oui avec Pro, qui lève la limite de 10 pages par document.
Le nom du demandeur sera-t-il masqué par erreur ?
Il sera proposé : passez-le sur Keep avant l'export.